Handleiding Pro Extra en Totaal

Handleiding calculator Pro Extra en Pro Totaal, 4 weken en maand.

Er ondertussen een nieuwe uitgebreide handleiding. De 6 onderwerpen hieronder kunt u aanklikken. U komt dan op een nieuwe pagina over dat onderwerp. Verder kunt de oude handleiding nog gebruiken door naar beneden te scrollen.
Of maak gebruik van onze workshop en leer snel en eenvoudig alle ins en outs van de calculator.

1. Tabblad Home
2. Werking van de calculator verblijfskostenvergoeding Periode tabbladen.
3. Vakantie en vrije dagen
4. Tijd voor tijd
5. Code rondom de verblijfskostenvergoeding
6. Overige opties

twee bestanden bij elkaar in de zelfde map

In deze handleiding Pro vindt u een uitgebreide beschrijving. Er dienen altijd minimaal twee bestanden bij elkaar in de zelfde map te staan, dat zijn: de calculator, -deze mag van naam veranderd worden-, en het bestand “algemene_code.xlsx”, deze mag beslist niet van naam veranderd worden. Deze twee zijn onlosmakelijk aan elkaar verbonden.
Wanneer u bij een verlenging van de licentie een nieuwe code krijgt, plaatst u deze in het bestand algemene_code.xlsx. Hierdoor krijgen alle kopieën van de calculator de code automatisch toegekend.

Nadat alle algemene gegevens  zijn ingevuld  maakt u voor elke chauffeur een kopie van de calculator.
Vervolgens begint u met het invullen van het eerste tabblad (‘Home’ of ‘Admin’)

De hieronder beschreven kolom opties zijn alleen van toepassing op de Pro Totaal versies. Dit wordt door Macro’s geregeld. De macro optie van Excel dient dan wel aan te staan.

Handleiding Pro Extra en Totaal

Vul hier de jaartal en bedrijfsnaam in.
Daaronder de chaufferus gegevens. Vanaf de boortedatum en datum in dienst worden de vakantiedagen berekend

Pauzestaffel met ja aanzetten. hiermee wordt automatisch de in de cao bepaalde pauzes meegerekend
Km vergoeding kan naar behoeft aangezet worden met ‘ja’ bij ‘ja’ komt er € 0,19 te staan. Dit kan worden overschreven.
Diversevergoedingen kan naar wens aan of uit gezet worden.

Verlegd weekend: hiervoor heb ik ooit een verzoek gehad, bij ‘ja’ wordt de kolom zichtbaar. Vul hier 4 keer een ‘5′ in waarvan er twee op een zaterdag en zondag moeten vallen. de zaterdag ene zondag worden dan berekend op de hoorde weekse dagen.

Eendaagse nachtrit toeslag. Bij ja wordt de betreffende kolom zichtbaar. Bij tijd binnen de begrenzde uren wordende uren opgeteld. Hiervan wordt er 19% bij de 100% uren opgeteld

Standplaats heeft geen invoed op de berekeningen.

Dienstverband:

V staat voor   vaste dienst
D = dubbele bemanning (alleen van toepassing op zaterdag vóór 7 uur)
P = parttime medewerker
PD = parttime en dubbele bemanning
O = oproepkracht ( minimaal 3 uur p/d max 8 uur p/d daarna overuren)

chauffeur: Wordt er hier iets ander geschreven dan worden er geen vergoedingen berekend.
vakantiedagen: Deze gegvens worden elders vandaan gehaald

Correctie: kan naar believen aan of uit gezet worden.

ATV

De ATV dagen volgens CAO
En ATV dagen in de vakantiedagen meenemen? ‘ja’ of ‘nee’

Past u Tijd voor tijd toe? schrijf ‘ja’
Verplichte Tijd voor tijd: Hier komt de tijd waarboven de t.v.t. gespaard wordt.
standaard komt hier 220  te staan u kunt zelf aangeven of dit 230 of 240 uur moet zijn.
Bij opname van tijd voor tijd wordt er 8 uur plus de betreffende verhoging bij de 100% uren op geteld.

Klant of ordernummer kan worden aangezet. in deze kolom kunt u zelf informatie zetten.


Het kan voorkomen dat kolommen toch zichtbaar zijn ondanks dat het het ‘Home’ of ‘Admin” tabblad op ’nee’ staat.
type in de betreffende cel ‘nne over de andere. Helpt dat niet, controleer dan of Excel Macro’s aan staat.

Vakantiedagen deze worden berekend vanaf de geboortedatum of datum in dienst.
Er kan een aantal vooraf ingevuld worden bijvoorbeeld een restand van een ander jaar.
Als je halverwege het jaar begint dan kan je er een – teken voor zetten zoals -12

Maanden of periode tabbladen

Bij het overschrijden van de (klok tijd) 24 uur worden de uren gesplitst, de uren na 24 uur komen in de cel er onder en worden opgeteld bij die overeen komende dag.
NB. De bedragen van de belaste- en onbelaste vergoedingen, worden niet gesplitst bij dag overschrijdende uren. De pauze wordt toegekend aan de dag met het hoogste aantal uren. Als deze gelijk is dan wordt de pauze bij de eerste dag berekend.

Voorbeeld:

Begin     eind   pauze uitkomst
2-1-15       16,00      5,00    0,75   = 8,00 – 0,75 =7.25
3-1-15         5,00      0,00               = 5,00 uur1

handleiding pro schermprint1

Andere situatie:

Begin     eind   pauze uitkomst

2-1-15       21,00      5,00   0,75    = 3,00
3-1-15                       5,00               = 5,00 – 75 = 4,25

Zoals u ziet in bovenstaande 2 plaatjes, wordt de pauze automatisch aan een dag toegewezen.

handleiding pro schermprint3

Zoals de voorbeelden laten zien, wordt de tijd opgeteld op 3-1-15 bij het totaal van 4,75 wat er al stond.
Wanneer de chauffeur om 0 uur begint moet u wel de 0 in voeren echter, deze wordt niet weergegeven.

Datum:

Alleen in periode 1 dient u een datum in te vullen in de eerste cel, daarna is een verwijzing voldoende, zoals het voorbeeld.
Mocht dit niet het geval zijn (kan soms) dan kunt u zelf de formule schrijven en naar beneden kopiëren

handleiding pro schermprint4 handleiding pro schermprint5
Wanneer in de 5e week geen registratie nodig is, doordat de maand dit niet toelaat, dient u zelf de eerst datum van de volgende periode te plaatsen en daarna kunt u verwijzen. De verwijzing hoeft u slecht eenmaal te plaatsen daarna is het voldoende deze naar beneden te slepen (kopiëren) Er staat u echter niets in de weg om overal de datumnotatie toe te passen.

Macro opgenomen

In de nieuwste versies van PRO Totaal is een macro opgenomen waarmee er automatisch, als de datum van de laatste dag van een week wordt ingevuld, er een nieuwe regel zal ontstaan. Deze versie heeft hierdoor ook geen ruimte voor  5 weken meer nodig.

Bij een overgang van de week zet u ook een verwijzing naar de eerste cel boven de eerste datum.

handleiding pro schermprint6

Cel B34 is de cel net boven de verwijzing en net onder het woord datum.
U mag wel een andere datum tussendoor vermelden als er twee keer een begintijd op één datum is, bijvoorbeeld om 3,00 uur en om 22,00 uur

handleiding pro schermprint7
Daarna kunt u weer voldoen met de verwijzing.
U kunt ook volstaan met de +1 weg te halen bij die ene cel, waardoor er dezelfde datum als daar boven wordt neergezet.

De datum van minimaal 7 dagen dient te worden aangegeven van maandag t/m zondag of zondag t/m zaterdag.

handleiding pro schermprint8
De datum en de tijd in de cel op de laatste dag als deze de 24 uur overschrijd, komen automatisch in de eerste cel van de volgende week als daar een datum is ingevuld. (onder)

handleiding pro schermprint9

Zo wordt deze ook in de volgende periode overgenomen.
Denk er om dat er bij de laatste dag van een meerdaagse rit (code 4) géén dag overschrijdende tijden worden genoteerd.

handleiding pro schermprint10 handleiding pro schermprint11

Meerdere begintijden op een dag

wij hebben een nieuwe funktie ingebouwd.
Dit werkt alleen bij een eendaagserit. en als de tijden op een dag. 24,00 uur niet overschrijd.

Stel dat de chauffeur meerdere klussen / ritten heeft met aaneen gesloten tijden.
bijvoorbeeld hij heeft 3 klussen / ritten voor verschillende klanten achter elkaar. of verschillende ritnummers. De boekhouder wil graag weten hoeveel tijd hij voor elke klant / rit heeft gemaakt.
Hierbij moet telkens de datum aangepast worden. Bij de laatste (gele) cel invullen komt er telkens een rij bij.

Klant of ordernummer.

Zet in het ‘Home’ of ‘admin’ tabblad achter  Klant of ordernummer: een ja
De eind tijd en de begintijd van de volgende cel moeten gelijk zijn. Zoals het voorbeeld hier onder. De kolom ‘urencode’  moet allemaal 1 zijn of leeg.
De pauze wordt in dit geval berekend over alle drie dagdelen. De verblijfskostenvergoeding komt bij het  laatste dagdeel te staan. De berekening is dus van 6,00 tot 16,00 uur, en zijn er geen dubbele berekeningen.

Code en werkzaamheden

handleiding pro schermprint ritcodes
De nummers bij de omschrijving kunt u in kolom J plaatsen en bij de betreffende dag invullen.
Hiermee worden de uren wel of niet berekend, en bepaald of de verblijfskostenvergoeding van toepassing is.
De rode kolom, kolom C geeft het aantal uren van betreffende code over de gehele periode.
Code 11 (feestdag) wordt niet ondersteund maar wordt automatisch berekend, deze berekening gaat over alle dagen waarover 200% uren gelden behalve zondag.
U kunt  géén eigen feestdag creëren.

De codes en namen  kunnen naar wens aangepast en aangevuld worden (alleen bij de PRO Totaal versie)
In rij 144 staan de zaterdag, zondag en overuren, en de opgenomen tijd voor tijd uren vermeld over de hele periode.

handleiding pro schermprint19 belast - onbelaste vergoeding

Onbelaste en belaste vergoedingen

kolom L en M geven de onbelaste en belaste vergoedingen aan over de hele periode
Het bovenste vak in kolom N heeft betrekking op de tijd voor tijd’ regeling. En de bovengrens van de tvt uren.

Deze cellen zijn eenmalig in te vullen en wordt meegenomen naar volgende periodes.
De andere drie cellen worden automatisch berekend en ook meegenomen naar de volgende periodes
Het tweede vak betreft de vakantie dagen.
De twee bovenste cellen kunt u eenmalig invullen en worden vervolgens meegenomen naar de volgende periodes.
Dit kan naar wens aangepast worden (alleen bij de PRO Totaal versie)

Bij nieuwe versies kan volstaan worden door, eenmalig in periode 1, de geboortedatum en de datum in dienst in te vullen. En of de atv dagen in de vakantiedagen moeten worden meegerekend. Naar de hand van deze gegevens worden de vakantiedagen berekend.

Door middel van het indrukken van de toetsen CTRL + P kunt u een maand / 4 weken overzicht, de zogenaamde uren verantwoording-staat, voor uw chauffeur uitprinten. Of als PDF opslaan waardoor deze per email naar de chauffeur kan worden verzonden.

Ga door naar handleiding Basic+ en Pro

Handleiding 2 voorbeeld afdrukken

Handleiding 2 afdrukbare urenstaat