Nieuwe bezems vegen schoon met vergoeding van verblijfskosten
Natuurlijk kent u deze uitdrukking wel. Hoe nieuwe managers de bezem door de tent halen en hun eigen stempel op de zaak drukken. Meestal is dat goed. Maar soms ook gaat het mis. (Of toch weer niet?) Zoals bij een transportbedrijf in Moerdijk dat al sinds 2012 klant bij mij is. Naar ik aannam altijd naar volle tevredenheid, want iedere 18 maanden werd de licentie voor onze vergoeding van verblijfskosten Calculator netjes voldaan. En toch ging er iets mis.
gemak en plezier
Eigenlijk kwam dat pas aan het licht toen een nieuwe klant zo enthousiast was over ons programma, dat hij her en der bij collega’s in den lande reclame voor ons maakte. De calculator had hen zoveel gemak en plezier gebracht; daar moesten andere transportbedrijven ook van weten. Hun wervende verhaal kwam uiteindelijk ook in Moerdijk terecht. Bij onze ‘vaste’ klant sinds 2012. Een container-transportbedrijf dat veel in Duitsland en België rijdt. Ze hebben rond de 25 chauffeurs in dienst, waarvan een aantal in Duitsland woont. De meeste tijden die ze in de calculator moeten invoeren gaan over meerdaagse ritten.
intensiever
Nu moet u weten dat ik regelmatig contact heb met mijn klanten. Met sommige meer dan met anderen, dat spreekt voor zich, maar toch… Bij menigeen is het contact – afhankelijk van de persoon aan de andere kant, en diens vraag – soms wat intensiever dan normaal, bij anderen wat minder. Met de klant in Moerdijk had ik redelijk veel contact; totdat één van de directeuren – mijn contactpersoon – het bedrijf verliet. Dan verwatert contact nog wel eens…
dringend behoefte
Mijn nieuwe klant, de enthousiasteling die iedereen van onze oplossing vertelde, werd in Moerdijk als de reddende engel binnengehaald. Wat bleek? In Moerdijk hadden ze dringend behoefte aan een calculator voor het berekenen van de juiste verblijfskostenvergoedingen. Ze stonden erom te springen, zo vertelden ze.
alarmbel
U begrijpt: de nieuwe klant vertelde mij dit goede nieuws met een van blijdschap overslaande stem. Tenslotte hadden ze een ‘nieuwe klant’ voor ons gevonden. Totdat ik de naam van het bedrijf hoorde. Toen gingen er bij mij lampjes branden. En met die lampjes ging er ook een alarmbel af. Want deze klant kende ik. Dit bedrijf was al klant bij ons sinds 2012. Ik kon mij zelfs de naam en het gezicht van de directeur zo nog weer voor de geest halen. Was hij niet enige tijd geleden vertrokken om te genieten van zijn welverdiende pensioen?
plezier en enthousiasme
Wat mij echter bevreemdde was dat het bedrijf een calculator voor vergoeding van verblijfskosten zocht, terwijl zij al over mijn programma beschikten. Ze hadden er in het verleden toch al met enorm veel plezier en enthousiasme mee gewerkt?! Hoe kon het dan toch dat zij een programma als het mijne zo node misten?
Navraag bracht uitkomst. Sinds het vertrek van de oude directeur – mijn eerdere contact – was niet alleen het contact met mij, maar ook het contact met (lees: gebruik van) mijn calculator vergoeding van verblijfskosten verwaterd. ‘Hebben we al een dergelijk programma?’ kreeg ik met lichte verbazing te horen. ‘Dus we zijn al klant bij u?’
Wilden zij weer over het systeem beschikken?
Dat laatste was ooit zeker het geval. Maar tot mijn schrik had ik inmiddels al gezien dat de licentie niet was verlengd. Wilden zij dus weer over het systeem beschikken, dan was een verlenging wel gewenst. En ook enige uitleg van mijn kant. Immers: bij het afscheid van de oud-directeur, was ook afscheid genomen van zijn kennis. Sterker nog: het programma was, bij hun weten, zelfs nog nooit gebruikt. Hoe was dat mogelijk?
Dus toog ik naar Moerdijk en trof op kantoor een viertal medewerkers, waaronder drie dames, aan. Voortvarend gingen we aan de slag. Anderen wegwijs maken in het programma dat ik ooit zelf heb uitgedokterd is tenslotte het mooiste wat er is. De vier waren zeer geïnteresseerd en vulden elkaar met iedere nieuwe vraag over de vergoeding van verblijfskosten bijzonder goed aan.
in de kluis te bewaren
Uiteindelijk had een ieder al vrij snel in de gaten hoe het programma werkte en hoe het systeem beste met data kon worden gevuld. Een ‘dingetje’ was nog het opslaan van de bestanden, met name gelet op de nieuwe privacy wetgeving. Maar dat werd pragmatisch opgelost door de bestanden op een USB-stick te zetten en deze aansluitend in de kluis te bewaren, waar een tweede – back-up – stick op een andere plaats zou worden bewaard. Ideaal!
Na iets meer dan drie uur kenden de dames alle geheimen van het programma. Bovendien was het een bijkomend voordeel dat één van hen ook werkzaam was als chauffeur en slechts tijdelijk op kantoor zat. Zo wist zij precies wat er in de praktijk speelde, waardoor we allemaal nog beter inzicht kregen in theorie en praktijk.
Om terug te komen op de nieuwe bezems en ‘schoon’ vegen…
‘Schoon’ was het eigenlijk al toen de oud-directeur wegging en hij niemand had verteld van het prachtige programma dat hij eerder had aangekocht. Ook had de beste man verzuimd om nog ten tijde van zijn aanwezigheid meerdere mensen wegwijs te (laten) maken met het programma. Dat wilde de ‘nieuwe bezem’ van vandaag graag rechtzetten.
Vandaar ook dat ik aan maar liefst vier man de werking van ons programma moest demonstreren. Wel zo verstandig. Immers: wanneer er dan afscheid van een medewerker wordt genomen, zijn er nog voldoende mensen over die prima met ons programma uit de voeten kunnen. Als nu de bezem er nog eens doorheen gaat, zal het bedrijf daar geen schade meer van ondervinden. En dat is wel zo prettig.
Wilt u ook weten wat de kosten van de calculator verblijfskostenvergoeding zijn?